L’article ci-après décrit les 3 points-clés pour un suivi des immobilisations pérenne, efficace et pragmatique.

En préambule nous mettrons en exergue les difficultés que rencontrent souvent nos clients pour mettre en œuvre des procédures de suivi des actifs durables.

Par la suite nous aborderons les 3 points-clés pour un suivi des immobilisations réussi :

• Les procédures de suivi des immobilisations
• La formation des personnels aux techniques de suivi des immobilisations
• Le déroulement des opérations de suivi des actifs immobilisés

La 1^ère partie de l’article décrit les difficultés rencontrées et les procédures de suivi des immobilisations.

La 2^ème partie de l’article traite de la formation et des opérations de suivi d’inventaire des immobilisations.

1.  Les difficultés inhérentes au suivi physique des immobilisations

Aujourd’hui la maîtrise des actifs immobilisés est un enjeu majeur pour toutes les entreprises, entités publiques et collectivités territoriales.

 Cette maîtrise des actifs passe obligatoirement par la mise en place d’un suivi des immobilisations pérenne et adapté au fonctionnement de l’entreprise.

La finalité d’un suivi des immobilisations est de maintenir durablement l’adéquation entre la réalité physique des actifs immobilisés et les bases théoriques comptables de l’entreprise.

Cette adéquation physique-comptable permet de satisfaire aux obligations légales (nationales, européennes et internationales) et aux règles d’audit interne en vigueur dans les grands groupes.

Dans l’idéal le suivi pérenne des immobilisations doit faire partie des processus récurrents au sein de l’entreprise.

Toutefois dans la pratique cette permanence dans l’organisation du suivi des immobilisations se heurte principalement à deux difficultés.

Le CHALLENGE du suivi des immobilisations

• La disponibilité des équipes internes du client constitue souvent une difficulté bloquante pour le suivi des actifs immobilisés de l’entreprise
  Les difficultés liées à la disponibilité des équipes internes de l’entreprise pour le suivi pérenne des immobilisations se manifeste à deux niveaux :
  • Le manque de ressources nécessaires au suivi physique des actifs ; sachant que les profils impliqués doivent être techniques, comptables, financiers il n’est pas toujours aisé de réunir régulièrement tous ces personnels
  • La permanence des équipes en place
    Même si l’entreprise s’assure régulièrement de disposer des équipes nécessaires au suivi physique des actifs, il est très compliqué de maintenir les mêmes personnels dans la durée
    Les différents évènements qui jalonnent la vie d’une entreprise en termes de mobilité des personnels (absences, mutations, départs etc), rendent la permanence des équipes chargées du suivi pérenne des immobilisations aléatoire

• L’application d’une méthodologie homogène dans la durée
  Après avoir défini des procédures pour le suivi durable des immobilisations, encore faut-t-il les appliquer durablement
  Cette capacité à appliquer avec rigueur les procédures de suivi des immobilisations, dépend pour beaucoup de la permanence des équipes chargées des opérations de suivi
  Mais elles dépendent aussi de la pertinence des procédures de suivi pérenne des immobilisations. Pour cela, l’entreprise doit développer ou acquérir des compétences en interne et disposer de l’expérience nécessaire au suivi physique des actifs immobilisés

2.  Les procédures de suivi pérenne des immobilisations

Avant d’être en capacité de suivre régulièrement ses immobilisations, il est impératif de définir des procédures pérennes, pragmatiques et adaptées à l’environnement de l’entreprise.

Une fois définies, les procédures de suivi des immobilisations doivent être rédigées une 1^ère fois et versionnées par la suite.

Cela veut dire que leur contenu doit évoluer régulièrement afin de prendre en considération les modifications en termes de périmètre, de process et de composition des équipes chargées du suivi des immobilisations.

Les éléments d’une procédure de suivi des immobilisations

Une procédure de suivi pérenne des immobilisations doit aborder à minima les points suivants :

• Les objectifs du suivi physique des actifs immobilisés
  Ils doivent être définis en fonction des réglementations internes (audit interne, règles groupe) et externes (nationales, européennes et internationales).
  Ils doivent aussi et surtout tenir compte de l’organisation de l’entreprise et de son secteur d’activité.
• Les ressources internes allouées aux opérations de suivi des immobilisations
  Il s’agit surtout de prévoir les profils participant aux opérations de recensement des actifs de telle sorte que les futures absences puissent être remplacées par d’autres personnels de profil identique
• Le périmètre comptable du projet de suivi des immobilisations
  il s’agit de définir les catégories d’immobilisations qui feront l’objet d’un suivi durable par les équipes internes de l’entreprise.
  Cela est important car selon les catégories sélectionnées pour faire partie du périmètre de suivi des immobilisations, la méthodologie à mettre en œuvre sera différente.
• Le périmètre géographique du suivi des actifs immobilisés.
  S’agissant d’opérations d’inventaire (et de rapprochement avec les bases comptables) étalées dans la durée, il convient de définir les zones géographiques par période de référence.
  Plusieurs méthodes de découpage existent et seront expliquées plus loin dans le document
• La méthodologie de suivi des immobilisations
  La méthodologie à mettre en œuvre pour assurer le suivi des immobilisations dans la durée, dépend de plusieurs paramètres :
  • L’étiquetage des immobilisations (étiquettes code-barres, RFID, QRcode, tracker spécifique pour certains équipements ou pas d’étiquetage)
    L’étiquetage des actifs immobilisés dépend des catégories d’immobilisations faisant partie du périmètre de suivi
  • Le niveau d’exigence défini en interne par les règles d’audit
    A titre d’exemple certains règles d’audit interne prévoient l’étiquetage des biens mobiliers. A contrario certaines règles de suivi des immobilisations ne prévoient pas l’étiquetage du mobilier ; il peut soit être traité par application de règles de gestion soit exclu du périmètre
  • La périodicité des interventions (au fil de l’eau, mensuelles, semestrielles, annuelles ou autre)
  • La nature des interventions (mises à jour, inventaire global ou partiel)
  • La liste n’est pas exhaustive
• Les outils de travail et de suivi des résultats obtenus
  Il convient de définir les outils à utiliser pour assurer les opérations de suivi physique des immobilisations sur le terrain et l’enregistrement des résultats
  Voici une liste non exhaustive des outils à prévoir :
  • Douchettes pour la lecture des étiquettes posées sur les immobilisations + étiquettes pour la taguage
  • Pc portables ou tablettes
  • Logiciel de saisie des données sur le terrain
  • Logiciel pour gérer physiquement les immobilisations et si possible en liaison avec le système d’information de l’entreprise

Pour rappel, l’objectif d’un suivi pérenne des immobilisations est de garantir l’adéquation entre la réalité physique des actifs et les bases théoriques comptables de l’entreprise.