Comme tout projet, un projet d’inventaire des immobilisations doit être bien organisé et structuré.
Il doit comporter des étapes, chacune d’elles devant être délimitée dans le temps avec une exigence de résultats intermédiaires.
Avant de se lancer dans un projet de recensement des immobilisations, il faut connaître les étapes incontournables à prévoir et planifier.
Dans l’article ci-dessous, nous détaillons les étapes qui nous paraissent essentielles à la bonne tenue d’un projet d’inventaire des immobilisations.
1. L’inventaire des immobilisations, qu’est-ce que c’est ?
Pour les sociétés, un inventaire désigne l’action qui permet le recensement de l’ensemble des éléments que possède une société à une date précise. En France, l’inventaire est une obligation comptable à laquelle doivent s’acquitter toutes les entreprises annuellement. Il s’agit de comptabiliser tous les actifs et les dettes d’une société à une date déterminée. https://infonet.fr/lexique/definitions/inventaire/
Lorsque on évoque le projet d’inventaire des immobilisations dans les entreprises, cette opération regroupe habituellement les phases opérationnelles suivantes :
· Inventaire (recensement) des actifs présents sur site, avec ou sans marquage
· Rapprochement de cet inventaire avec les bases comptables de l’entreprise
· Traitement des écarts (en excédent comptable ou en excédent physique)
C’est-à-dire que sous le vocable « inventaire des immobilisations » les entreprises comprennent l’ensemble des actions liées au projet, rapprochement comptable et traitement des écarts inclus.
Il s’agit d’un « abus de langage » qui dans certains cas peut induire en erreur les acteurs concernés semer la confusion quant à la finalité du projet d’inventaire des immobilisations.
Il serait plus pertinent d’utiliser plutôt le terme « gestion physique des immobilisations », mais certaines pratiques perdurent encore dans les entreprises !
2. Etape 1 – Inventaire/recensement des immobilisations
En partant de la définition d’un inventaire des immobilisations (cf paragraphe précédent), il s’agit d’une opération visant à recenser l’ensemble des immobilisations présentes physiquement dans le périmètre bâtimentaire défini et un laps de temps défini.
Une opération d’inventaire des immobilisations doit être réalisée aussi rapidement que possible ; plus l’inventaire dure plus il perd en fiabilité à cause des mouvements de biens pouvant survenir pendant son déroulement.
· L’inventaire des immobilisations peut être réalisé « en aveugle », c’est-à-dire que le recensement a lieu sans savoir si le bien inventorié est immobilisé ou non ; les biens inventoriés seront rapprochés avec les bases comptables de l’entreprises dans un deuxième temps.
L’avantage d’un inventaire des immobilisations « en aveugle » est qu’il assure l’exhaustivité du recensement des biens immobilisés sécurisant ainsi les sorties d’actifs ; cette méthode d’inventaire des immobilisations « en aveugle » avec marquage des biens systématiquement privilégiée par les auditeurs internes.
· L’inventaire des immobilisations peut aussi être réalisé « par pointage » ; cela consiste à valider sur le terrain, les immobilisations inscrites dans les comptes de l’entreprise. Afin de fiabiliser davantage l’opération, le pointage peut aussi se faire à partir d’autres liste de biens détenues par l’entreprise (matériel informatique, outillages industriels, bien appartenant aux tiers …).
Le principal inconvénient de l’inventaire des immobilisations « par pointage » est qu’il ne garantit pas l’exhaustivité des opérations de recensement ; très souvent les auditeurs internes ne valident pas cette méthode d’inventaire.
· L’inventaire des immobilisations corporelles mais non palpables (agencements, aménagements, installations, travaux) se fait sur liste à partir des listings informatiques de l’entreprise.
3. Etape 2 – rapprochement comptable des immobilisations
A l’issue de l’étape d’inventaire physique, il convient de procéder au rapprochement des biens physiques inventoriés avec la base comptable des immobilisations.
Selon le mode d’inventaire choisi dans l’étape 1, le rapprochement sera différent :
· Inventaire des immobilisations « en aveugle » ; cet inventaire donne lieu à une base inventaire physique reflétant la réalité du terrain.
Le rapprochement consiste à mettre en adéquation les biens inventoriés physiquement sur le terrain et les actifs immobilisés dans les comptes de l’entreprise.
La méthodologie à mettre en œuvre doit être définie lors de la préparation du projet d’inventaire des immobilisations ; les clés de rapprochement doivent être pertinentes et tenir compte de la réalité de l’entreprise en matière de gestion des immobilisations, de la catégorie des biens immobilisés ainsi que de leur valeur.
· Inventaire « par pointage » ; cette opération ne donne pas lieu à une base inventaire physique, mais consiste à pointer sur le terrain, les immobilisations enregistrées dans le fichier comptable de l’entreprise.
La qualité du pointage dépend en grande partie de la qualité du fichier des immobilisations ; plus ce dernier est enrichi, plus le pointage sera fiable.
Le rapprochement de cet inventaire des immobilisations avec les bases comptables de l’entreprise se fait théoriquement en même temps que le pointage et il convient de profiter de cette concomitance pour enrichir le fichier des immobilisations avec des données collectées sur le terrain.
D’une manière générale la méthode de l’inventaire des immobilisations dite « en aveugle » est plus fiable et recueille la préférence des auditeurs internes dans les grands groupes.
La méthode d’inventaire des immobilisations dite « par pointage » est plus facile à mettre en œuvre mais elle n’est pas exhaustive et est moins fiable que l’inventaire « en aveugle ». En outre la méthode d’inventaire « par pointage » n’offre pas toutes les garanties requises pour effectuer les sorties d’immobilisations non présentes à l’inventaire (puisque l’inventaire par pointage n’est pas exhaustif).
L’inventaire « par pointage « consiste à rapprocher la base comptable des immobilisations avec elle-même !
Les biens physiquement présents et correspondant à des immobilisations, ne seront pas fiabilisés dès lors qu’ils ne figurent pas dans le fichier des immobilisations ; or l’essence même d’un projet d’inventaire des immobilisations, est de fiabiliser les bases comptables en les confrontant à la réalité physique du terrain.
4. Etape 3 – Ecarts post rapprochement, au cours d’un projet d’inventaire des immobilisations.
Une fois le rapprochement entre l’inventaire physique des immobilisations et les bases théoriques comptables de l’entreprise effectué, il convient de traiter les écarts constatés.
Selon leur nature, les écarts générés lors du rapprochement comptable, sont de deux catégories :
· Ecarts en excédent physique ; il s’agit des biens inventoriés/recensés lors de la phase d’inventaire physique des immobilisations, mais qui n’ont pas pu être rapprochés avec le fichier comptable des entreprises.
En théorie ces biens en excédent comptable et dès lors qu’ils présentent un caractère immobilisable, doivent être réintégrés dans la liste des immobilisations de l’entreprise.
· Ecarts en excédent comptable ; il s’agit de biens immobilisés dans les comptes de l’entreprise, mais qui n’ont pas été retrouvé sur le terrain lors de la réalisation du projet d’inventaire des immobilisations.
Après vérification (notamment de la valeur nette comptable), ces immobilisations peuvent être sorties des comptes de l’entreprise.
5. Conclusion
Comme nous venons de le voir, le découpage d’un projet d’inventaire des immobilisations en étapes, est important pour sa réussite.
Mais le succès d’un projet, en l’occurrence celui du recensement des immobilisations, dépend avant tout des personnes qui l’animent et qui y participent.
Avec des profils comptables, financiers, de gestion etc, les personnels impliqués doivent comprendre les enjeux du projet d’inventaire des immobilisations et y adhérer pleinement.
Le succès d’un projet d’inventaire des immobilisations dépend de la motivation des participants et de leur adhésion aux grandes lignes du projet.
