Digitaliser l'inventaire du matériel de laboratoire
Comment un centre de recherche en pleine expansion a structuré le suivi de l'ensemble de son matériel scientifique — qu'il soit immobilisé ou non — grâce à l'identification RFID et à la plateforme AssetsControl.
Un centre de R&D en pleine croissance, un parc d'équipements qui se complexifie.
Notre client est un centre de recherche et développement en pleine expansion, spécialisé dans les sciences de la vie. Avec la croissance de l'entreprise, le nombre d'équipements à suivre a considérablement augmenté, rendant la gestion de l'inventaire de plus en plus complexe et fastidieuse.
Le périmètre couvre l'ensemble du matériel de laboratoire — qu'il soit immobilisé ou non, étiquetable ou non : microscopes, centrifugeuses, hottes, congélateurs scientifiques, instruments de mesure, petit matériel et consommables durables, ainsi que le matériel informatique dédié à la R&D.
Notre client avait du mal à suivre l'emplacement, l'état et la maintenance de ces actifs, ce qui entraînait des inefficacités, des pertes de temps et des coûts supplémentaires lors des inventaires annuels.
Reprendre la maîtrise du parc d'équipements scientifiques.
Avant le projet, l'inventaire reposait sur des tableurs Excel mis à jour manuellement. Données sujettes aux erreurs humaines, historique d'usage difficile à reconstituer, planification de maintenance incomplète, et aucune visibilité sur l'utilisation réelle des actifs — d'où des achats inutiles et un gaspillage de ressources. Le client s'est fixé quatre objectifs :
Digitaliser l'inventaire
Sortir des tableurs Excel mis à jour manuellement pour passer à une plateforme dédiée, accessible en mobilité, où chaque équipement est identifié, localisé et tracé tout au long de son cycle de vie.
Centraliser et fiabiliser les données
Disposer d'un référentiel unique — emplacement, état, historique d'utilisation, maintenance — accessible aux équipes scientifiques et financières, avec des inventaires tournants automatisés via RFID.
Affiner la granularité du suivi
Descendre sous la maille comptable pour suivre individuellement le matériel non immobilisé (petit matériel, consommables durables) ou les composants d'un même équipement, avec le bon niveau de détail selon l'enjeu.
Sécuriser la conformité réglementaire
Garantir un suivi précis des actifs pour répondre aux exigences d'audit, de certification scientifique et aux obligations comptables liées aux amortissements.
AssetsControl, déployé en trois phases.
Notre client a implémenté AssetsControl, le système Actidel de gestion d'actifs intégré. Centralisation des informations, identification RFID des équipements, application mobile pour les directeurs de laboratoire, workflow de validation personnalisé : la solution couvre l'ensemble du cycle de vie des immobilisations scientifiques.
Mise en place de la plateforme AssetsControl
Remplacement du fichier Excel partagé par une plateforme web sécurisée, hébergée et sauvegardée. Configuration du référentiel, classification claire des équipements par Famille — Marque — Modèle, gestion fine des droits d'accès par équipe et paramétrage des workflows de validation propres aux laboratoires.
Identification RFID et collecte digitale
Étiquetage du matériel avec des tags RFID adaptés à l'environnement laboratoire. Collecte terrain via l'application mobile : photo de chaque équipement, état, localisation au laboratoire et à la paillasse. Le matériel non étiquetable est suivi par règle de gestion ou par zone.
Pilotage en mobilité par les équipes
Les directeurs de laboratoire prennent la main directement depuis leur smartphone via l'application mobile AssetsControl : inventaires tournants programmés, déclarations de mouvements validées dans un workflow personnalisé, génération automatique des fiches de destruction. Plus de fichier Excel à se transmettre, la donnée est partagée en temps réel.
Visibilité, traçabilité, maîtrise des coûts.
Les apports concrets pour le centre de recherche, après mise en service de la solution.
Fini le fichier Excel partagé
Une seule source de vérité, accessible aux équipes scientifiques et financières. Plus de versions multiples, plus de conflits de saisie, plus de macros oubliées : la donnée est unique, à jour et fiable.
Sécurité & sauvegardes garanties
Plateforme hébergée, gestion fine des droits d'accès par équipe, sauvegardes automatiques quotidiennes et journal d'audit complet. La donnée scientifique et comptable est protégée, traçable et restaurable.
Photos & saisie en mobilité
Chaque équipement est documenté par une photo prise lors de l'inventaire. Identification RFID instantanée, saisie directe sur smartphone : la collecte terrain est rapide, fiable et exploitable immédiatement.
Données partagées en temps réel
Toute déclaration de mouvement, destruction ou inventaire est immédiatement visible par l'ensemble des équipes habilitées. Workflows de validation personnalisés, tableaux de bord d'utilisation et de coûts à jour en continu.
Un investissement stratégique au service de la croissance.
La mise en place de la plateforme AssetsControl a permis à notre client de digitaliser complètement la gestion de son matériel de laboratoire, de sortir d'une logique de tableurs partagés et d'améliorer l'efficacité opérationnelle de ses équipes de recherche.
Au-delà du gain de productivité immédiat, ce projet renforce la qualité, la sécurité et la traçabilité de la donnée — trois conditions clés pour un centre de R&D en pleine expansion.