L’Inventaire physique des immobilisations au service de la performance économique

Inventaire physique des immobilisations


La mission d’ACTIDEL


La conduite d’un projet d’inventaire physique des immobilisations, se fait comme suit :

Schéma du processus d'inventaire des immobilisations

Appliquée avec rigueur, notre méthodologie s’adapte aux situations particulières de chaque client, tout en maintenant la trame générale de la mission.

Activité historique de notre société, l’inventaire physique des immobilisations se déroule selon une méthodologie validée au fil des ans par nos client et répondant aux attentes de leurs auditeurs internes.

Cette méthodologie a su évoluer pour s’adapter aux besoins de nos clients et intégrer des avancées technologiques importantes pour notre métier.

 

Contexte & objectifs


pictogramme sur les obligations pour la gestion des immobilisationsLa connaissance et la maitrise des actifs immobilisés constituent un enjeu majeur pour les entreprises. Dans un environnement mondialisé et complexe, les besoins de nos clients évoluent vers plus de sécurité financière.

Aujourd’hui les dispositifs nationaux et internationaux (SOX, IAS/IFRS, LSF, M21, audit interne) imposent aux entreprises des obligations fortes en matière de gestion de leurs immobilisations.

Expert depuis 2001 des inventaires physiques des immobilisations, Actidel a développé des compétences spécifiques par secteur d’activité et cela nous a permis de comprendre les principales motivations de nos clients en matière de gestion des immobilisations :

 

  • Se conformer aux procédures d’audit interne et aux réglementations nationales et internationales.
  • Fiabiliser les actifs immobilisés inscrits au bilan de l’entreprise.
  • Assurer le suivi physique des immobilisations, grâce à notre solution AssetsControl (application-métier et services associés).
  • standardiser les procédures de suivi des immobilisations pour certains clients, s’assurer de leur mise en œuvre et comparer les résultats financiers obtenus au fil du temps par les différents sites du groupe.

Chiffres clés

  • 800 missions d’inventaire dans une dizaine de pays
  • Réalisées 100% par des salariés Actidel
  • 3 types de marquage des biens physiques : code-barres, RFID, tracking par GPS
  • 100% des bases comptables fiabilisées

Qu’est-ce que l’immobilisation ?

Une immobilisation corporelle est un actif physique détenu soit pour être utilisé dans la production ou la fourniture de biens ou de services, soit pour être loué à des tiers, soit à des fins de gestion interne et dont l’entreprise attend qu’il soit utilisé au-delà de l’exercice en cours.

Une immobilisation incorporelle est un actif non monétaire identifiable et d’utilisation durable sans substance physique, qui permet à l’entreprise d’avoir une certaine pérennité.

Une équipe d’experts envoyée sur place pour l’inventaire physique

Après une réunion préparatoire et visite du site client, Actidel procède sur place à l’inventaire physique des biens immobilisés. Grâce à un système d’étiquetage perfectionné, chaque bien immobilisé est recensé.

L’équipe relève toutes les informations disponibles pour toutes les immobilisations présentes afin que la base inventaire soit créée de manière approfondie et complète.

Plus d’infos sur l’expertise d’Actidel
 

Rapprochement de la base inventaire avec le bilan comptable

Cette base de données sert ensuite à effectuer un rapprochement précis des immobilisations mentionnées sur le bilan comptable. Actidel peut ainsi déterminer si des erreurs de libellé ont pu être commises sur le compte-rendu informatique de la société.

C’est alors que le bilan comptable est remanié, afin de mettre en exergue toutes les valeurs informatiques correspondant aux biens immobilisés dans les locaux de l’entreprise. L’inventaire des immobilisations est ainsi fiabilisé, et le processus peut avancer dans le meilleur sens.

Fiabiliser l’inventaire pour répondre à toutes les réglementations

Actidel revient sur les sites concernés par l’inventaire, dotée d’une base inventaire fiabilisée par le rapprochement préalable ayant eu lieu. La comparaison avec le bilan comptable aura permis de mettre en évidence des immobilisations manquantes, ou des erreurs de libellés. L’équipe interroge les personnels responsables du site afin de cerner les immobilisations qui ont connu des pannes, ou ont été détruites. Dans ce cas-là, un bon de sortie concernant les biens physiques concernés sera proposé en vue du prochain audit.

Une pérennisation de la gestion physique des biens immobilisés

Grâce au processus d’inventaire conduit par Actidel, les immobilisations sont donc certifiées et toutes répertoriées. Les sociétés peuvent fiabiliser leurs données comptables, et disposer d’une base inventaire perfectionnée. Celle-ci leur permet de percevoir rapidement le nombre d’immobilisations possédées sur les sites d’activité, ainsi que leur localisation précise.

La base informatique générée établit une liste de tous les biens recensés et étiquetés lors des passages de l’équipe. Grâce à cette aide, l’entreprise est assurée de se conformer à toutes les réglementations nationales et internationales, ainsi qu’aux normes des audits internes.