L’article ci-après décrit les 3 points-clés pour un suivi des immobilisations pérenne, efficace et pragmatique.

En préambule nous mettrons en exergue les difficultés que rencontrent souvent nos clients pour mettre en œuvre des procédures de suivi des actifs durables.

Par la suite nous aborderons les 3 points-clés pour un suivi des immobilisations réussi :

• Les procédures de suivi des immobilisations
• La formation des personnels aux techniques de suivi des immobilisations
• Le déroulement des opérations de suivi des actifs immobilisés

La 1^ère partie de l’article décrit les difficultés rencontrées et les procédures de suivi des immobilisations – Lire l’article en cliquant ici

La 2^ème partie de l’article traite de la formation et des opérations de suivi d’inventaire des immobilisations.

3. La formation des personnels au suivi pérenne des immobilisations

La formation des personnels de l’entreprise aux techniques d’inventaire des immobilisations est un aspect primordial à la réussite du suivi des actifs dans la durée.

Une formation devra avoir lieu juste avant les opérations d’inventaire ; ses caractéristiques sont les suivantes :

• La formation doit être simple à comprendre ; les personnels chargés des opérations de suivi des actifs ont probablement d’autres fonctions au sein de l’entreprise et probablement peu de temps à y consacrer
• La formation aux techniques d’inventaire des immobilisations doit définir les rôles de chacun de façon claire et prévoir des remplacements en cas d’absence des titulaires
  il est pertinent de l’organiser par profil au sein de l’entreprise (production, maintenance, comptabilité, finance, achats etc) afin de mieux gérer les absences par service
• La formation doit être régulière ; parce que les hommes et les femmes évoluent dans leur carrière (changement de poste, départ de la société, remplacements) et que les acquis s’oublient, il est important de prévoir des formations aux techniques de suivi des immobilisations régulières
  Idéalement il faudra positionner ces fomations juste avant les opérations de suivi
• Une formation efficace devra être organisée sous la responsabilité d’une personne nommée à cet effet, idéalement M ou Mme « immobilisations »
  Son rôle sera non seulement d’organiser les formations mais aussi de mettre à jour les procédures afin qu’elles correspondent à des nouveaux objectifs et des nouvelles contraintes

4.  Le déroulement du suivi pérenne des immobilisations

Une fois le mode opératoire du suivi des immobilisations défini, il convient de passer à l’exécution des travaux selon la méthode, la périodicité et le découpage géographique prescrits.

• Le suivi des immobilisations ; quelle méthode de taguage des actifs appliquer ?
  Selon la catégorie des immobilisations, la méthode employée pour la taguage des actifs peut être différente ; à titre d’exemple :
  • Pour les équipements industriels « palpables » (machines), un étiquetage est à prévoir
  • Pour les équipements industriels « non palpables » (aménagements industriels), un traitement « sur liste » semble plus approprié. L’objectif est de rattacher ces immobilisations à des processus de fabrication ou des lignes de production
  • Pour les matériels informatiques, un « pointage » à partir du fichier détenu par les services IT de l’entreprise peut être réalisé. A condition que le fichier des matériels informatiques soit jugé suffisamment fiable
• Le suivi des immobilisations ; quelle doit-être la nature du suivi ?
  • Mise à jour ; cette opération consiste à traiter les écarts entre deux versions de la base comptable (par exemple entre N et N+1).
    Ce traitement portera sur les nouvelles mises en service, les sorties d’actifs et les transferts géographiques de biens (intra site ou entre différentes entités du groupe)
  • Pointage ; cette méthode consiste à pointer sur le terrain les immobilisations enregistrées dans le fichier des immobilisations afin de valider leur existence. L’inconvénient de cette méthode est qu’il ne garantit pas l’exhaustivité de l’inventaire car les biens physiquement présents mais non immobilisés ne seront pas inventoriés
  • Inventaire complet ; l’ensemble des immobilisations sera inventorié et rapproché sans opérer de distinction entre les anciennes et les nouvelles immobilisations
    Très souvent un mixte entre ces différentes méthodes nous semble le plus pertinent
• Le suivi des immobilisations ; selon quelle périodicité ?
  Selon les exigences de l’audit interne et l’organisation de l’entreprise, la périodicité du suivi régulier des actifs peut varier :
  • Au-fil-de-l’eau ; les nouvelles immobilisations sont taguées au fur et à mesure de leur enregistrement dans le fichier comptable. Cela donne une image précise des actifs immobilisés en temps réel.
    Cette méthode nécessite une rigueur permanente et une disponibilité continue des équipes
  • Selon une périodicité définie au départ : mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle
    Ce choix de la périodicité de suivi des immobilisations dépend des exigences de l’audit interne, de l’organisation de l’entreprise et du rythme de nouvelles acquisitions et du renouvellement des équipements.
    A ce titre des inventaires exceptionnels peuvent être prévus dans les procédures afin de prendre en compte des évènements exceptionnels (fusions, cessions partielles, investissements massifs…)
• Sans périodicité définie au départ ; les opérations de suivi des immobilisations sont réalisées au gré des besoins (nouveaux investissements, évènements exceptionnels…)
  Cette manière de suivre ses immobilisations durablement ne nous semble pas efficiente car elle n’assure pas la régularité du suivi des actifs.
  Selon l’organisation de l’entreprise le suivi des immobilisations peut ainsi être reporté aux calendes grecques !