Le suivi physique des immobilisations,
une histoire de confiance !

Suivi physique des immobilisations


Contexte & objectifs


Aujourd’hui les différentes réglementations nationales et internationales, ainsi que les règles d’audit interne, contraignent les entreprises à suivre régulièrement leurs actifs immobilisés.

Dans la plupart des cas cela se traduit par la réalisation d’inventaires physiques périodiques ; Actidel propose des prestations personnalisées et à haute valeur ajoutée.

Mais parfois les exigences du contrôle interne conduisent les entreprises à suivre leurs immobilisations de manière permanente ; cet objectif ne peut pas être atteint uniquement par des inventaires physiques périodiques.

 

Notre mission


Actidel propose depuis plus de 10 ans des solutions de suivi physique des immobilisations efficientes et récurrentes

Ces solutions sont personnalisées et s’articulent autour de deux axes essentiels et indissociables :

logo assetscontrol➨ L’application-métier AssetsControl qui met en évidence la concordance entre la réalité du terrain et les bases théoriques comptables ; cette concordance se traduit par l’égalité, en valeur, entre les bases physiques et comptables.

➨ Un suivi physique des immobilisations sur mesure qui démarre généralement à l’issue de l’inventaire physique initial et comprend les services suivants :

 

Mise à jour périodiques

Elles sont assurées par la présence du gestionnaire de compte Actidel accompagné de son équipe.

L’objectif de ces mises à jour est de tracer tous les mouvements des biens immobilisés (nouvelles acquisitions, sorties et transferts) survenus depuis la dernière intervention ; elles se matérialisent par la remise d’un rapport de synthèse accompagné des fichiers associés
Leur fréquence est déterminée en fonction des règles imposées par l’audit interne du client (trimestrielles, semestrielles ou annuelles).

Contrôles d’inventaire

Il s’agit de procéder à un inventaire physique des immobilisations complet et à l’identique du projet initial. Il donne lieu à un jeu de livrables complet.

(Fichier des biens rapprochés, propositions de sorties, entrées et rapport final). Sa périodicité est fixée d’un commun accord avec le client selon les règles établies par le contrôle interne

Procédures

Rédaction d’un cahier de procédures pour définir/repréciser les rôles de chaque acteur concerné par le suivi des actifs immobilisés.

(Finances, contrôle de gestion, comptabilité, services techniques, gestionnaire de compte Actidel).
  • AssetsControl

 

Les avantages Client


Les clients qui nous ont fait confiance pour le suivi physique de leurs immobilisations, ont bénéficié et bénéficient toujours des avantages suivants :

 

  • Une méthodologie de travail standardisée appliquée uniformément à tous les sites du groupe et validée par l’audit interne ; les résultats obtenus sont mesurables et autorisent la comparaison de la performance économique entre les différentes entités.
  • Palier les aléas des organisations fonctionnelles de nos clients (manque de ressources, indisponibilités temporaires, délocalisation des services comptables) en appliquant lors de chaque intervention la même procédure.
  • Garantir la fiabilité des actifs immobilisés en établissant et en maintenant en permanence l’adéquation physique/comptable ; elle se traduit par l’égalité, en valeur, entre le fichier comptable des immobilisations et la base AssetsControl.
  • Optimiser et lisser dans la durée les budgets d’intervention grâce aux synergies créées ; les travaux réalisés servent de socle pour l’intervention suivante permettant la réduction des coûts financiers.

Chiffres clés

  • 220 visites de sites effectuées par an dans une dizaine de pays
  • 98% des audits passés avec succès
  • 1 gestionnaire de compte pour chaque client
  • 100% de clients satisfaits

Le suivi des immobilisations par Actidel répertorie de manière constante toutes les immobilisations corporelles présentes sur les différents sites clients. Les sociétés sont informées en temps réel de toutes les modifications liées aux biens physiques présents sur les sites.

Une prestation adaptée aux activités et à la structure de chaque entreprise

À la fin du procédé initial d’inventaire des immobilisations, l’équipe d’Actidel paramètre l’application AssetsControl selon plusieurs critères. Grâce à cette démarche, elle est précisément adaptée aux besoins de l’entreprise. L’étiquetage auquel procède Actidel lors du premier inventaire est répertorié sur une base de données informatique. Celle-ci est par la suite disponible sur la plateforme AssetsControl. Ainsi, tous les secteurs de l’entreprise peuvent interagir et communiquer avec pour seul intermédiaire cette base informatique.

Une relation de confiance garantissant l’efficacité du suivi des immobilisations

L’équipe Actidel envoyée sur place lors du premier inventaire parvient à cerner l’identité et les besoins de l’entreprise. Elle peut alors mettre en place une méthodologie unique, en tout point adaptée au client. Cette personnalisation permet d’établir une relation de confiance avec le personnel local. Celui-ci sait que l’organisation propre au site a été étudiée, dans un objectif de fluidification de l’information et de la communication.

La visite régulière des équipes d’Actidel permet une fiabilisation de l’inventaire physique garantie. Entre 6 mois et une année s’écoulent avant qu’Actidel ne procède à une mise à jour de l’inventaire des immobilisations. Leur gestion se fait donc de manière simple, naturelle, et constante.

Parer à tous les types de mouvement d’immobilisation corporelles

Le procédé Assets Control permet d’attester de trois types de mouvements.

  • Mise en service d’une immobilisation : lorsqu’une nouvelle acquisition est effectuée par l’entreprise sur un site en particulier, celle-ci est recensée par l’équipe déléguée par Actidel. De cette manière, le rapprochement avec l’inventaire est immédiatement effectué.
     

    • Sortie d’immobilisation : pour tous les biens physiques qui n’existent plus sur les sites. Cela peut concerner des pannes rencontrées par le matériel, ou son usure progressive. Grâce à une rapide étude de cas, la sortie d’immobilisation peut permettre, selon son motif, de ne plus faire figurer l’immobilisation au bilan comptable, ou d’en amortir un pourcentage notable.
       
    • Transfert d’immobilisation : dans l’activité d’une entreprise, il arrive souvent qu’un équipement soit délocalisé. Afin de procéder à une gestion des immobilisations de premier ordre, le transfert est répertorié dans la base de données fournie par AssetsControl. Grâce à celle-ci, le prochain inventaire se fera de façon beaucoup plus efficace et fiable.