Aujourd’hui l’inventaire des immobilisations est devenu une pratique courante dans les entreprises, entités publiques et collectivités territoriales

Chez Actidel, spécialiste de la gestion des actifs immobilisés depuis plus de 20 ans, nous nous sommes intéressés aux raisons qui motivent les entreprises à inventorier leurs immobilisations

Connaître et comprendre les motivations de nos clients en matière d’inventaire et de suivi des biens immobilisés, permet d’adapter le projet à leurs besoins & contraintes spécifiques et d’orienter les opérations dans la bonne direction

Vous trouverez ci-après une liste non exhaustive de ces motivations, tirée de notre expérience et de notre compréhension des enjeux financiers & organisationnels de nos clients

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1. Fiabilité des actifs immobilisés inscrits au bilan et connaissance du patrimoine

Toutes les entreprises veulent savoir si la réalité physique de leurs immobilisations correspond à leurs bases théoriques comptables

Est-ce que leur patrimoine est correctement et régulièrement recensé ?

Comment enregistrer ses immobilisations en amont de manière à faciliter les opérations d’inventaire, comment les suivre (méthodologie, ressources, périodicité des contrôles), sont souvent des questions que se posent nos clients

Fiabiliser un bien immobilisé veut dire s’assurer de son existence physique (grâce à inventaire) et dans l’idéal créer « un lien » (par exemple marquage) entre physique et comptable

Ce marquage (code-barres, RFID, QR-code, tracker) permet :

· De suivre l’immobilisation dans la durée

· D’apporter la preuve aux auditeurs que l’inventaire des immobilisations a bien été réalisé

En outre l’inventaire des immobilisations peut et doit assurer des affectations analytiques et géographiques justes ; cela fait aussi partie de la fiabilisation comptable

2. Règles d’Audit interne

Dans un monde où les entreprises et grands groupes internationaux sont constamment à la recherche de sécurisation financière, le rôle de l’Audit interne devient prépondérant

Sa mission consiste à analyser les risques opérationnels, économiques ou réglementaires qu’encourt le groupe, de détecter les failles existantes et de préconiser des solutions

Et parce que le contrôle de l’audit interne touche toutes les strates de l’entreprise, et non seulement la comptabilité et la finance, il est le plus souvent rattaché à la Direction Générale

Concernant la fiabilité des actifs immobilisés, les règles d’audit interne des grands groupes imposent des inventaires des immobilisations réguliers ; toutefois les méthodologies préconisées diffèrent selon les spécificités du groupe et le degré de perfection souhaité

Chez Actidel notre démarche pour l’inventaire des immobilisations est orientée dans cette direction et nos travaux sont conformes aux exigences de l’audit interne

Certaines de nos préconisations sont même jugées suffisamment pertinentes pour être intégrées dans les préconisations des auditeurs

3. Environnement réglementaire & performance économique

Se conformer aux différentes normes nationales (LSF), européennes (IFRS, IFS), internationales (SOX) est bien sûr une obligation légale

Mais au-delà de son caractère obligatoire, elle apporte aux entreprises des avantages substantiels :

· En cas de contrôle, elle prépare l’entreprise à répondre aux questions et remarques posées par les contrôleurs

· En matière de gestion des immobilisations, se conformer aux différentes réglementations permet aux sociétés de mesurer leur performance économique par rapport aux standards de leur secteur d’activité mais aussi à l’intérieur du groupe

· Une gestion des immobilisations efficace et traçable donne confiance aux investisseurs et favorise l’accès aux marchés et aux financements

· Une base comptable à jour (grâce à des inventaires des immobilisations réguliers) permet d’optimiser les coûts de production et réduit les coûts de gestion des immobilisations

4. Faire converger plusieurs sources d’information au sein de l’entreprise

Les informations collectées lors de l’inventaire des immobilisations, peuvent être utilisées par d’autres services pour consolider leurs données et être en conformité avec la comptabilité des entreprises

A l’inverse les données détenues par d’autres services peuvent être utilisées par la comptabilité pour enrichir et fiabiliser son fichier des immobilisations

Ainsi lors d’un inventaire physique, d’autres sources d’information, que le fichier des immobilisations, peuvent être consultées et mises à jour (liste non exhaustive) :

· La GMAO (base technique des équipements industriels)

· Le fichier des matériels informatiques

· La liste des outillages industriels

· La liste des outils fournisseurs (donc hors site)

5. Disposer d’une estimation en valeurs d’assurance

Connaître le montant des capitaux à assurer en cas de sinistre et optimiser ses primes d’assurances font partie des objectifs de nos clients

Cela passe par un recensement des immobilisations sur site pour s’assurer de leur existence physique

La réalisation concomitante d’un inventaire des immobilisations et d’une estimation en valeurs d’assurances permet de réaliser des économies d’échelle ; l’inventaire physique sert de socle commun à plusieurs objectifs