Comprendre et maîtriser les clés de succès lors de la réalisation d’inventaire des immobilisations, est primordial.

Dans l’article ci-dessous, nous apportons les éléments de réflexion qui doivent conduire à la réussite des projets d’inventaire des immobilisations.

D’après notre expérience les 3 clés de succès des inventaires des actifs immobilisés sont toujours les mêmes.

Nous les détaillons ci-après et nous vous expliquons le pourquoi de leur importance.

1.  Contexte d’un projet d’inventaire des immobilisations

Un projet d’inventaire des immobilisations peut s’avérer complexe à mettre en place en termes d’organisation, de méthodologie et d’implication des personnels de l’entreprise en interne.

Bien entendu chaque projet de recensement des actifs immobilisés obéit à des objectifs et des contraintes spécifiques et qui diffèrent d’une entreprise à une autre.

Sans que cette liste soit exhaustive, voici les principaux facteurs qui différencient un projet d’inventaire des immobilisations d’une société à une autre :

• Activité de l’entreprise ; les inventaires des immobilisations réalisés en milieu industriel (agroalimentaire, chimie/pharmacie, automobile…), tertiaire (sièges, administrations, collectivités territoriales…), recherche & développement, sont tous différents car ils imposent des contraintes spécifiques au secteur d’activité
• Taille du site à inventorier ; évidemment plus les sites sont grands plus le projet d’inventaire des immobilisations sera long et nécessitera une préparation d’autant plus minutieuse
  Plus longtemps seront sollicitées les équipes internes de l’entreprise, plus grandes seront les perturbations induites par le projet d’inventaire des immobilisations
• Périmètre du projet d’inventaire des immobilisations ; le projet de recensement des actifs sera plus ou moins complexe selon la nature des biens à inventorier.
  Matériels & outillages industriels, manutention, agencements, aménagements, travaux, parc informatique, mobilier : à chaque catégorie d’immobilisations correspond un traitement spécifique en termes de taguage (ou non) et des règles de rapprochement avec les bases comptables de l’entreprise.

En tout état de cause et quelle que soit la complexité du projet d’inventaire des immobilisations, nous avons identifié les 3 clés qui constituent le socle commun à tout projet et conditionnent son succès.

• La définition des objectifs
• La définition du périmètre
• La mesure de la performance du projet

2.  Définir les objectifs du projet d’inventaire des immobilisations

Même si la nécessité de définir les objectifs d’un projet d’inventaire des actifs immobilisés coule de source, il nous semble pertinent d’insister sur le soin qu’il convient d’apporter à la genèse du projet.

• La plupart du temps, d’après notre expérience, le 1^er objectif pour la réalisation d’ un inventaire des immobilisations est la conformité à des normes & réglementations (nationales, européennes, internationales) mais aussi aux demandes des auditeurs internes et externes (commissaires aux comptes)
  Pour cela l’inventaire des immobilisations est le passage obligé et par inventaire des immobilisations il faut entendre non seulement le recensement des actifs mais aussi et surtout la fiabilité des bases comptables de l’entreprise
• A ce 1^er objectif peuvent se greffer d’autres objectifs, tels que le suivi des immobilisations dans la durée, l’inventaire des biens physiques appartenant à des tiers, la correspondance entre les bases comptables et la GMAO (gestion de maintenance assistée par ordinateur) ou d’autres sources de données au sein de l’entreprise, les valeurs en assurances…
• Quels qu’ils soient, les objectifs d’un projet d’inventaire des immobilisations devront tenir compte des capacités organisationnelles de l’entreprise à les mener à bien notamment en termes de disponibilités et de compétences des équipes internes

A EVITER : modifier les objectifs du projet d’inventaire des immobilisations en cours de réalisation et au fur-et-à-mesure des souhaits exprimés par différentes parties prenantes au projet
Il faut, dès le départ définir des objectifs clairs et faciles à mettre en place

3.  Définir le périmètre du projet d’inventaire des immobilisations

Une fois que les objectifs du projet d’inventaire des immobilisations aient été clairement définis et compris par tous les acteurs participant au projet, il convient de définir les périmètres du projet :

• Périmètre comptable
  Quelles seront les catégories d’immobilisations qui devront être traitées dans le cadre du projet d’inventaire des immobilisations
  Voici quelques catégories d’immobilisations qui habituellement font partie du périmètre d’un projet d’inventaire : matériel & outillage industriel, immobilisations corporelles palpables (agencements, aménagements, travaux, installations), matériel informatique, constructions, mobiliers
  Certaines autres catégories sont très souvent exclues du périmètre du projet d’inventaire des immobilisations, telles que les immobilisations incorporelles (marques, brevets, logiciels, fonds de commerce)
  Enfin est-ce que l’inventaire doit concerner uniquement les biens immobilisés ou il peut/doit s’étendre à d’autres types de biens au sein de l’ entreprise ? Par exemple les biens propriété de l’entreprise mais non immobilisés ou les biens en location ou encore les biens appartenant à des tiers
• Périmètre géographique
  Il est important de définir dès le départ les sites/bâtiments/zones qui seront intégrés dans le périmètre du projet d’inventaire des immobilisations.
  S’agit-t-il d’un projet mono-site ou contraire le projet concernera toutes les localisations du groupe/entité.
  Enfin est-ce le projet d’inventaire doit s’étendre à des sites tiers abritant des biens appartenant à l’entreprise
  Là aussi il est préférable de se tenir au périmètre défini initialement pour éviter que le projet en devienne trop compliqué à gérer et ne déborde des délais prévus au départ.
• Périmètre juridique
  Est-ce que le projet d’inventaire des immobilisations doit inclure les biens propriété des tiers (en location, leasing, crédit—bail, clients, appartenant à l’état)

A EVITER : modifier les périmètres du projet d’inventaire des immobilisations en cours de réalisations
Cela risque de créer de la confusion, de rallonger la dead line du projet et de nuire à la performance économique du projet de recensement des actifs

4.  Mesurer la performance du projet d’inventaire des immobilisations.

Est-ce que les objectifs du projet d’inventaire des immobilisations ont été remplis ?

La base comptable des immobilisations a-t-elle fiabilisée et reflète-t-elle la réalité physique des actifs de la société ?

Une fois l’inventaire des immobilisations terminé, il faut pouvoir mesurer la performance économique du projet.

Pour cela il est impératif de créer les indicateurs de performance (KPI) simples à mettre en place et pertinents

Par exemple un KPI sur les sorties, permet de mesurer la valeur nette comptable (vnc) des immobilisations à sortir des bases comptables par rapport à la vnc du périmètre du projet d’inventaire des immobilisations ; cet indicateur (exprimé en %) mettra en évidence la performance du suivi physique immobilisations au quotidien.

Si ce taux est supérieur à un seuil défini au départ (p.e. 5%), cela pourrait vouloir dire que la gestion des actifs immobilisés n’est pas optimisée. Il conviendra alors d’entreprendre des actions correctives

A EVITER : créer trop de KPI, ce qui aura pour conséquence de brouiller la visibilité du projet d’inventaire des immobilisations ou au contraire n’en créer aucun et laisser le projet dériver sans aucun contrôle

5.  Conclusion

Qu’un projet d’inventaire des immobilisations soit réalisé en interne ou confié à un prestataire extérieur les règles à respecter lors de sa mise en œuvre sont identiques.

Si les animateurs du projet ne prennent pas conscience de l’importance capitale de ces 3 clés de succès, le projet d’inventaire des immobilisations sera mal exécuté.

Ses résultats seront insatisfaisants pour l’entreprise qui aura du mal à mobiliser de nouveau ses équipes pour de futurs projets.

La gestion des immobilisations, clé de voûte de la fiabilité des actifs portés au bilan de l’entreprise, sera défaillante.