Inventaire physique des immobilisations : ce qui change avec la Covid

L’inventaire physique des immobilisations est une étape obligatoire pour toutes les entreprises, et ce malgré le contexte sanitaire actuel. Actidel fait évoluer son processus d’inventaire des immobilisations pour vous permettre de réaliser cet audit tout en respectant la loi française et les nouvelles normes sanitaires liées à la Covid.

Les différentes étapes de l’inventaire physique des immobilisations

Covid ou non, un inventaire des immobilisations se compose toujours de plusieurs étapes. Celles-ci sont indispensables pour que vous obteniez des résultats représentatifs de la réalité. Actidel met un point d’honneur à respecter les différentes étapes de l’inventaire physique des immobilisations, afin de vous permettre de répondre aux exigences législatives.

L’inventaire physique des immobilisations se déroule en 4 principales étapes chez Actidel. Chacune de ces étapes se décompose en diverses sous-étapes.

ÉtapeDétails
Conception du projet
  • analyse du fichier des immobilisations : étude des codes familles et éclatements, puis homogénéisation du projet ;
  • réunion préparatoire : présentation au groupe projet, analyse des cas particuliers et planification ;
  • visite du site : visualisation du site, étude de l’accessibilité et plan de prévention ;
  • note de cadrage : définition du mode opératoire, placement des ressources Actidel et validation par le groupe projet.
Inventaire physique
  • 2 méthodes peuvent être appliquées : l’inventaire en aveugle, indépendant de la base comptable, ou l’inventaire exhaustif en continu, qui se déroule sur une semaine au maximum ;
  • constitution d’une base d’inventaire, qui vous est remise en fin de mission ;
  • relevé d’informations pour que le rapprochement comptable qui sera effectué par la suite soit le plus fiable possible ;
  • marquage des biens en adéquation avec l’environnement de votre site.
Fiabilisation comptable
  • rapprochement comptable entre la base inventaire et le fichier comptable. Cette étape est effectuée au moment de l’inventaire, directement dans votre base comptable. Elle respecte les clés de rapprochement définies dans la note de cadrage préalablement établie ;
  • détection des écarts, qui sont classés selon la liste des anomalies. Les écarts sont ensuite communiqués aux responsables de service selon leur typologie ;
  • traitement des écarts par les services concernés, pilotage par le responsable de mission Actidel ;
  • gestion des immobilisations non palpables (agencements, aménagements et installations) : une validation sur liste est effectuée dans le but de nettoyer le fichier.
Clôture et livrables
  • établissement d’un fichier de proposition de sorties, correspondant aux immobilisations non trouvées lors de l’inventaire physique des immobilisations ;
  • création du fichier rapproché en faisant correspondre les numéros de code-barres et les numéros d’immobilisations ;
  • rédaction du rapport final mettant en lumière la méthodologie utilisée et les résultats obtenus ;
  • pérennisation : cette étape est optionnelle, elle fait suite à l’inventaire initial. Les mises à jour sont périodiques et un contrôle d’inventaire est effectué régulièrement.

Actidel adapte son processus pour les inventaires d’immobilisations

inventaire-physique-immobilisations-covid-19 Dans le but de vous proposer un inventaire des immobilisations respectant les normes de sécurité sanitaires liées à l’épidémie de Covid, Actidel adapte son processus pour les inventaires d’immobilisations. L’équipe d’experts Actidel met en place un nouveau fonctionnement qui permet d’exécuter une partie de l’inventaire des immobilisations à distance.

Comme son nom l’indique, l’inventaire physique des immobilisations ne peut pas totalement être effectué à distance. Actidel met tout en œuvre pour préserver votre santé et vous propose alors d’exécuter certaines étapes de cet audit de façon dématérialisée. Réaliser un inventaire physique des immobilisations en respectant les nouvelles mesures sanitaires est désormais possible avec Actidel.

Les étapes de l’inventaire physique des immobilisations pouvant être effectuées à distance sont les suivantes :

  • préparation du projet d’inventaire des immobilisations,
  • rapprochement comptable,
  • traitement des écarts

Préparer un projet d’inventaire des immobilisations à distance, comment faire ?

Concernant la préparation du projet d’inventaire des immobilisations, la réunion préparatoire du projet se fait à distance. Celle-ci peut avoir lieu via un appel téléphonique ou sous forme de réunion en visioconférence, selon vos préférences. Nous adaptons nos méthodes de travail pour correspondre pleinement à vos attentes et habitudes de travail.

Pour ce qui est de la visite du site, elle est nécessaire au bon déroulement d’un inventaire physique des immobilisations. L’alternative que Actidel vous propose pour contourner l’épidémie de Covid-19 est de réaliser cette étape en visioconférence ou sur un plan, que vous nous fournirez.

Actidel s’adapte à la situation sanitaire actuelle, tout en maintenant un niveau de qualité optimal pour vos inventaires d’immobilisations et pour tous vos autres projets. Réalisez l’inventaire physique de vos immobilisations en toute sérénité, Actidel s’engage à respecter les législations ainsi que les nouvelles mesures sanitaires.

Effectuer un rapprochement comptable en distanciel

Le rapprochement comptable est une étape essentielle de l’inventaire physique des immobilisations. Même avant la Covid et les nouvelles mesures sanitaires, Actidel effectuait cette étape à distance. Ainsi, nos méthodes de travail restent inchangées en ce qui concerne le rapprochement comptable, qui est incontournable.

Pourquoi le rapprochement comptable est-il indispensable pour un inventaire physique des immobilisations réussi ? La réponse est simple : cette étape permet de détecter et de traiter les écarts excédents pour obtenir un résultat fiable et représentatif de la réalité. Deux types d’écarts excédents peuvent apparaître lors d’un inventaire physique des immobilisations :

  • les écarts excédents physiques ;
  • les écarts excédents comptables.

Il est possible de traiter ces deux types d’écarts excédents à distance. Pour ce faire, un travail entre l’équipe d’experts Actidel, votre service technique et votre pôle comptabilité a lieu.

La condition sine qua non pour que le traitement distanciel des écarts soit une réussite, est la compétence des intervenants. Les collaborateurs Actidel maîtrisent tout le processus d’un projet d’inventaire. Par ailleurs, parce qu’ils participent à la phase d’inventaire physique et à celle du rapprochement, ils ont la connaissance nécessaire pour effectuer le traitement des écarts à distance.

En résumé l’adaptation d’un projet d’inventaire des immobilisations aux conditions sanitaires actuelles dépend en grande partie de la compétence et de l’expérience de collaborateurs.

De ce point de vue, Actidel offre à ses clients toutes les garanties nécessaires à la réussite des missions qui lui sont confiées.