Inventaire des immobilisations :
solution externalisée ou en interne ?

L’inventaire des immobilisations est une obligation légale et réglementaire, mais il permet surtout de fiabiliser les actifs inscrits au bilan et de répondre aux exigences de l’audit interne ou externe.

Connaître et suivre le patrimoine de l’entreprise est le meilleur moyen pour assurer l’adéquation entre les bases théoriques comptables et la réalité du terrain, ponctuellement et dans la durée.

Pour réaliser l’inventaire de leurs immobilisations, les entreprises ont le choix entre une réalisation en interne et le recours à une société spécialisée.

Inventaire des immobilisations en interne

Les entreprises qui optent pour une réalisation de leur inventaire des immobilisations en interne, invoquent le plus souvent le facteur financier comme raison de leur choix.

En réalité, organiser et réaliser son inventaire physique en interne est une opération contraignante et pas toujours menée à son terme.

En effet les acteurs du projet sont confrontés à des difficultés qu’ils n’avaient pas initialement prévues.

  • D’un point de vue financier, réaliser son inventaire des immobilisations en interne induit des coûts cachés (les salariés chargés de l’opération, représentent aussi un coût pour l’entreprise).
    Ce coût est amplifié par la durée de l’inventaire qui est toujours plus longue (2 à 3 fois) que celle d’une société spécialisée.
    Finalement et contrairement aux apparences, le coût interne réel est presque toujours supérieur à celui d’une solution externe.
  • Dans la pratique la réalisation d’un inventaire en interne se limite le plus souvent à un simple pointage.
    Le pointage consiste à rechercher sur le terrain les actifs inscrits au bilan à partir du fichier des immobilisations.
    Cette méthode ne garantit pas l’exhaustivité de l’inventaire (les biens présents physiquement, mais non immobilisés ne sont pas recensés) et, dans les grands groupes, n’est pas validée par les procédures d’audit interne.
  • Méthodologie non clairement définie.
    Très souvent l’absence d’objectifs clairement définis et d’une méthode de travail pertinente, provoque des dysfonctionnements bloquants, pouvant aller jusqu’à l’arrêt du projet.
  • La désorganisation de certains services en interne.
    Pendant que les personnels en interne procèdent à l’inventaire, ils ne remplissent pas leurs tâches quotidiennes ce qui a pour conséquence soit de désorganiser le service, soit de suspendre (ou d’annuler) le projet.

 

Points clés d’une réalisation en interne :


  • L’entreprise s’approprie les opérations d’inventaire.
  • Et sensibilise ses personnels au suivi des immobilisations.
  • La définition d’un mode opératoire précis, est indispensable au succès du projet.
  • La rédaction de procédures de suivi des actifs, permet de capitaliser sur le 1er inventaire.

 

Inventaire des immobilisations confié à une société spécialisée

Externalisation de l'inventaire des immobilisations

Réaliser l’inventaire physique des ses immobilisations par une société extérieure, est une solution à laquelle ont recours de plus en plus d’entreprises pour différentes raisons.

Manque de ressources internes

Les services comptables, techniques et financiers sont parfois délocalisés et la charge de travail des personnels sur site ne permet pas de dégager des disponibilités pour mener à bien le projet d’inventaire des immobilisations.

Question de méthode d’inventaire

Etant constaté que la réalisation de l’inventaire en interne implique la plupart du temps l’utilisation de la méthode par pointage, les responsables financiers de l’entreprise préfèrent un marquage de leurs biens pour ensuite rapprocher la base inventaire avec le fichier des immobilisations.
Cette préférence est observée dans les grands groupes, les administrations et collectivités territoriales ou les grosses PME/PMI.
Elle est principalement due à des contraintes légales et réglementaires (LSF, M71, IFRS/IAS, SOX, audit interne) ou à la volonté des entreprises de pouvoir suivre efficacement leurs immobilisations dans la durée ; la méthode de l’étiquetage des biens assure cette pérennité, contrairement au pointage qui n’assure pas la traçabilité indispensable à la bonne tenue des immobilisations dans le temps.

Les techniques de rapprochement

A l’issue de l’inventaire physique, il conviendra de rapprocher les données collectées sur le terrain avec les bases comptables de l’entreprise.
L’expérience des intervenants extérieurs dans les techniques de rapprochement comptable est un facteur clé de la réussite de la mission et constitue sa pierre angulaire ; en effet l’inventaire physique est le moyen pour fiabiliser les actifs inscrits au bilan dont la justification est la finalité du projet.

Le respect des délais

Le fait de confier son inventaire des immobilisations à une société extérieure, permet plus facilement d’imposer et de faire respecter des délais pour le démarrage du projet et la remise des livrables, tout en tenant compte des disponibilités de ses personnels sur site.
Le prestataire choisi devra soumettre un planning de réalisation précis et le respecter.

La permanence des méthodes de travail

Un prestataire reconnu garantit la permanence de ses méthodes de travail (inventaire, rapprochement, organisation, équipes) dans la durée ; cette permanence est difficilement atteignable en interne pour des raisons d’organisation (turnover important sur ce type de poste, changements d’organisation, ressources insuffisantes).

Une neutralité bienvenue

Les travaux réalisés par un prestataire expert sont factuels et reflètent l’état des actifs de manière objective.
Le rapport d’intervention remis en fin de mission, détecte les dysfonctionnements et suggère des correctifs et des pistes d’amélioration.

 

Points clés d’une solution
d’inventaire des immobilisations en externe :


  • Définir au préalable ses objectifs, son périmètre et les délais de réalisation.
  • Choisir avec soin son prestataire, en vérifiant sa méthodologie et expertise, la compétence de ses intervenants (le recours à des intérimaires ou sous-traitants, n’est pas un gage de qualité), l’organisation proposée et ses références.

Depuis 18 ans, ACTIDEL est un acteur reconnu dans la gestion des immobilisations et intervient auprès de ses clients Grands Comptes en France ou à l’étranger.