Lorsque le besoin d’inventaire physique des immobilisations a été établi, que le recours à une société spécialisée ait été acté ou non, il est temps de s’atteler à la réalisation de l’inventaire en lui-même. Lorsque l’on effectue un inventaire de ses immobilisations, il convient de respecter une certaine organisation et de maintenir une rigueur méthodologique. Que l’inventaire soit réalisé en interne ou qu’il soit confié à un cabinet extérieur, le respect de quelques règles de base est une des clés de la réussite du projet d’inventaire des immobilisations.
Préparation du projet d’inventaire des immobilisations
Comme tout projet d’envergure, un inventaire efficace demande une préparation minutieuse. C’est elle qui va permettre à l’inventaire des immobilisations de se dérouler dans les temps et de fournir des données fiables et directement exploitables. Négliger cette phase peut conduire à d’importants retards, à un ralentissement de la production prolongé, voire même à l’obligation de refaire un nouvel inventaire.
Définir les cadres de l’inventaire
Pendant la phase préparatoire, la priorité doit être donnée à l’encadrement de l’inventaire des immobilisations. Quels seront les rôles et missions de chacun ? Dans quel cadre géographique et temporel va se dérouler l’inventaire ? Quels sont les éléments qui seront inventorier ?
- Former un groupe-projet et définir les responsabilités de chacun : de nombreuses fonctions doivent être accomplies durant un inventaire, chacune requérant des qualités et des compétences bien particulières. Si la mission d’inventaire est confiée à un prestataire spécialisé, ce dernier fera intervenir ses propres spécialistes. Le groupe-projet sera alors composé de membres des deux sociétés : le prestataire fournit les compétences propres à l’inventaire, le client fournissant les connaissances propres à son entreprise.
- Définir le délai de réalisation de l’inventaire des immobilisations : il est impératif de fixer le plus tôt possible le cadre calendaire de l’inventaire. La date attendue des résultats fixe la limite de réalisation de l’inventaire, mais il convient de prendre en compte le temps de réalisation ou encore de compilation et de comparaison des données. Une fois les délais maximums connus, il est possible d’affecter les ressources nécessaires à la réalisation dans les temps.
- Choisir le périmètre géographique : pour les grandes entreprises, ou les sociétés réparties sur plusieurs sites, il est possible de réaliser l’inventaire des immobilisations en plusieurs étapes. De même, une entreprise peut très bien choisir de réaliser en interne une partie seulement de son inventaire, et de confier le reste à une société spécialisée. Il est donc important de définir les sites ou les activités concernées par le projet d’inventaire des immobilisations.
- Catégoriser les biens à recenser : il est important de fiabiliser les immobilisations. Il faut pour cela définir les catégories de biens à recenser pendant la phase d’inventaire physique, mais aussi les comptes comptables qui feront partie du scope de la mission d’inventaire. Par exemple, l’inventaire via un marquage par étiquettes peut concerner les immobilisations palpables (les équipements techniques, le contenu des laboratoires, le matériel informatique, etc.) tandis que le périmètre comptable se rapporte à l’ensemble des immobilisations corporelles.
Méthodologie et planification, les deux maîtres-mots d’un projet bien maîtrisé
Lorsque les cadres d’action ont été définis, il convient ensuite de s’intéresser aux modalités de réalisation de l’inventaire. Cela passe d’une part par le choix d’une méthodologie qui a fait ses preuves, mais aussi par une planification précise et rigoureuse des diverses tâches.
- Méthodologie de l’inventaire : il convient de définir le mode opératoire pour chaque catégorie de biens, tant pour l’inventaire physique des immobilisations que pour le traitement des comptes comptables. Différentes méthodologies spécifiques aux inventaires sont disponibles, et elles doivent être sélectionnées avec soin en fonction de chaque catégorie de biens à recenser, du périmètre géographique ou encore des délais impartis.
- Planification de l’inventaire : un planning de réalisation précis doit être défini et suivi régulièrement par les membres du groupe-projet. Si les délais intermédiaires ne sont pas respectés, des actions correctrices doivent être entreprises dans les plus brefs délais. Indispensables et bien souvent inévitables, ces actions correctrices ne doivent cependant pas être une norme de réalisation de l’inventaire. Il est donc primordial de réaliser une planification réaliste et, le cas échéant, d’adapter les ressources humaines nécessaires au bon respect du planning.
Confier la responsabilité de l’inventaire des immobilisations à une ressource externe
On le voit, réaliser un inventaire demande de nombreuses ressources, des compétences précises et l’appropriation de méthodes de travail qui diffèrent souvent de celles employées dans la société. Pour éviter de se lancer seul dans un tel projet, il est plus que recommandé de faire appel à une société externe, capable de le réaliser plus rapidement et plus efficacement. De plus, si le projet est réalisé en externe, toute la préparation sera de la responsabilité du prestataire et de ses équipes.
Réalisation de l’inventaire physique des immobilisations
Une fois la préparation terminée, il est temps de procéder à la réalisation de l’inventaire physique des immobilisations. L’objectif est alors de procéder au recensement des actifs immobilisés présents sur site au moment de l’inventaire. Habituellement, cet inventaire peut s’effectuer de deux manières distinctes, l’inventaire par pointage et l’inventaire en aveugle.
L’inventaire par pointage
En partant d’une liste, extraite du fichier des immobilisations à l’instant T, l’inventoriste recherche et pointe sur site les biens physiquement présents. Cette méthode est souvent utilisée par les entreprises en interne, car elle est la plus simple à mettre en œuvre.
Elle ne garantit cependant pas l’exhaustivité de l’inventaire, certains items pouvant être absents des listes et ne pas être recherchés et comptabilisés par l’opérateur. Les auditeurs se montrent souvent réticents face à un inventaire par pointage car ils ne disposent alors pas des moyens nécessaires pour effectuer leurs contrôles.
L’inventaire en « aveugle »
Dans le cadre d’un inventaire en « aveugle », chaque immobilisation est marquée par une étiquette, de manière exhaustive. Il peut s’agir d’une étiquette autocollante avec un code-barres classique, ou bien de balises RFID. De manière générale, l’Internet des objets (ou IoT) prend de plus en plus de place dans la Supply Chain de certaines entreprises, facilitant l’étiquetage numérique des éléments à contrôler. Pour aller plus loin, lire : Le principe de l’inventaire par RFID.
À côté de ce processus d’étiquetage, une base de données de l’inventaire physique est constituée. Cette dernière est indépendante des bases comptables de l’entreprise. L’étiquetage n’est donc pas effectué à partir de la base de données, qui elle-même n’est pas réalisée à partir du fichier des immobilisations de l’entreprise. Cette méthode est ainsi préconisée par les auditeurs internes et externes. Elle assure en effet la traçabilité des opérations et offre aux auditeurs des moyens de contrôle fiables. Actidel, spécialiste reconnu des inventaires d’immobilisations en entreprise, préconise également cette méthode.
Le rapprochement comptable
Compter l’ensemble des biens d’une entreprise, que ce soit par la méthode du pointage ou en aveugle, n’est pas suffisant pour conduire un inventaire. Pour que ce dernier puisse être finalisé, il est indispensable d’entrer les résultats de l’inventaire dans les fichiers des immobilisations de l’entreprise.
Cette étape est essentielle à la bonne conduite des opérations, car la finalité du projet est de garantir la sincérité des actifs inscrits au bilan. Selon la nature des immobilisations, la méthode de rapprochement sera différente. De manière générale, il est possible de les regrouper en trois catégories :
- Les biens palpables avec étiquetage,
- Les biens palpables sans étiquette,
- Les biens non-palpables.
Les sociétés spécialisées dans la réalisation d’inventaires réalisent cette opération dans la foulée de l’inventaire physique. Ainsi, Actidel rapproche 100% des immobilisations entrant dans le périmètre de sa mission.
En savoir plus sur l’inventaire des immobilisations
Résultats : quand l’inventaire prend tout son sens
Après la réalisation physique de l’inventaire et son rapprochement comptable, il convient d’exploiter les résultats de cet inventaire. Ces derniers doivent permettre à l’entreprise de mettre à jour son système d’information, ces bases comptables et autres fichiers d’immobilisations. À l’heure du bilan, il est en effet impératif que la valeur des immobilisations enregistrées puisse correspondre à celle des actifs présents sur le site. L’inventaire sert donc à mettre à jour et à garantir la sincérité des actifs inscrits dans le bilan de la société.
Concrètement, il est nécessaire de réaliser plusieurs actions pour mettre à jour les fichiers :
- Les sorties : les lignes d‘immobilisation jusqu’alors présentent dans les fichiers d’immobilisation mais qui n’ont pas été recensées physiquement doivent sortir des bases comptables.
- Les entrées : à l’inverse, si des biens qui présentent un caractère d’immobilisation ont été recensés physiquement alors qu’ils ne figuraient pas dans le système de l’entreprise, ils doivent dorénavant être enregistrés dans les bases comptables.
Selon les objectifs affichés par l’entreprise, d’autres mises à jour peuvent être effectuées au fichier des immobilisations :
- Les centres de coût : remplacer les centres de coût existants par ceux issus de l’inventaire permet de disposer de ventilations analytiques plus justes.
- Les libellés enrichis : les désignations comptables manquent parfois de précisions et sont hétérogènes. Elles peuvent être enrichies d’informations complémentaires.
