Inventaire des immobilisations : codes-barres, RFID ou pas d'étiquetage ?

L’inventaire des immobilisations est une étape obligatoire pour toutes les entreprises. Ce procédé est tenu de refléter la réalité et doit donc être effectué avec la plus grande attention. L’essor des nouvelles technologies et leur développement rapide permet aux entreprises de réaliser un inventaire de leurs immobilisations de façon fiable et rapide. Quel que soit le type de structure concerné, il est nécessaire de choisir le bon étiquetage pour s’assurer de livrer des résultats fidèles à la réalité. Toutefois, dans les faits et dans certains cas présentés ci-dessous, l’étiquetage n’est pas recommandé ou envisageable. L’objectif final d’un inventaire des immobilisations étant la fiabilisation des bases comptables, il convient de choisir avec attention la meilleure méthode pour effectuer son inventaire, soit avec ou sans étiquetage. Par ailleurs, pour qu’un projet d’inventaire physique des immobilisations soit efficient, il doit combiner plusieurs méthodes :

  • avec étiquetage code-barres ou RFID ;
  • sans étiquetage, une méthode également appelée inventaire par comptage ou par pointage.

Étiquetage code-barres : ce qu’il faut savoir sur cette méthode d’inventaire des immobilisations

L’étiquetage code-barres est la méthode d’inventaire des immobilisations la plus courante à ce jour. Elle est utilisée depuis plusieurs décennies et a donc déjà fait ses preuves. Ce type d’étiquetage consiste à apposer un code-barres sur chaque élément à comptabiliser lors de l’inventaire. La lecture ultérieure des codes-barres permet de remonter les informations collectées lors du premier inventaire. Ce mode d’étiquetage des immobilisations crée un point d’ancrage entre la réalité physique des actifs et les bases théoriques comptables, d’où sa grande utilisation.

Il est important de bien choisir le type d’étiquette, afin qu’il soit adapté au bien immobilisé qui sera tagué. Le support, l’adhésif ou encore les dimensions de l’étiquetage code-barres doivent être des points d’attention. La démocratisation et la large diffusion des codes-barres ont un impact sur leur prix. En effet, le coût des codes-barres est faible, même s’il varie selon leurs caractéristiques (quantité, supports, dimensions, adhésif, protection, …).

 

Contrairement à d’autres types d’étiquettes, les codes-barres présentent l’avantage d’être universels. En d’autres termes, ils conviennent à tout type d’environnement. Par ailleurs, il existe divers types d’étiquettes code-barres, conférant des niveaux de durabilité différents :

  • en polypropylène renforcé ;
  • en acrylate ;
  • en polycarbonate ;
  • en aluminium ;
  • en métal ;
  • en polyester.

Le marquage RFID pour suivre ses immobilisations, que faut-il en penser ?

L’étiquetage RFID (Radio Frequency Identification ou Identification par Radio Fréquence en français) est une technologie en plein essor. Son principe est le suivant : une étiquette émettant des ondes radio est apposée sur les biens à comptabiliser lors de l’inventaire, puis elle est lue par un dispositif spécifique au moment voulu.

Les avantages de l’étiquetage RFID pour les inventaires d’immobilisations

La technologie RFID permet d’effectuer un inventaire d’immobilisations de façon rapide et fiable. Plus besoin de lire chaque étiquette : les lecteurs récemment développés sont capables de repérer toutes les puces RFID présentes dans une zone de façon automatique. Dans les faits, si les étiquettes à code-barres doivent être scannées une par une, les puces RFID peuvent, elles, être détectées dans un rayon allant jusqu’à 4 mètres. La technologie RFID promet alors un beau gain de temps, ce qui constitue un avantage majeur de ce type d’étiquetage des immobilisations. En outre, l’étiquetage RFID permet d’économiser des ressources.

Les principaux atouts de l’étiquetage RFID pour l’inventaire d’immobilisations sont les suivants :

  • un temps de contrôle divisé par quatre ;
  • un inventaire complet, fiable et qui peut être réalisé à distance ;
  • la possibilité d’anticiper le remplacement des immobilisations, ce qui prolonge la durée de vie des équipements d’environ 15% et diminue les coûts de maintenance de près de 10% ;
  • la discrétion des puces RFID, qui peuvent être apposées sur des endroits cachés, de sorte à préserver l’harmonie visuelle de l’espace.

Quels sont les inconvénients de l’étiquetage RFID ?

Bien sûr, si l’étiquetage RFID présente des avantages, il a aussi des contraintes, dont il convient de tenir compte lors d’une campagne d’inventaire. Les majeurs points faibles de la technologie RFID sont cités ci-après.

À cause des ondes radio émises par la technologie RFID, des tests doivent être effectués au préalable. Ceux-ci servent à vérifier la compatibilité des RFID avec l’environnement du site et la surface sur laquelle elles doivent être posées. Il apparaît également que la détection automatique des puces RFID peut être source de confusion. Dans les faits, il n’est pas possible de distinguer les biens tagués des autres.

D’un point de vue financier, la puce RFID tend à devenir de plus en plus accessible. Cette variation concernant le coût de l’étiquetage RFID s’explique notamment par sa démocratisation. Toutefois, malgré cette variation tarifaire, les étiquettes RFID demeurent assez onéreuses. C’est notamment le cas des étiquettes qui s’adaptent à des environnements difficiles et contraignants (grandes dimensions, inlay en métal, etc.).

Faire un inventaire des immobilisations sans étiquetage, tout savoir sur cette méthode

Malgré les avantages que présentent les inventaires d’immobilisations avec une étiquette code-barre ou le marquage RFID, il existe certains cas dans lesquels ces méthodes ne peuvent être appliquées. Dans ces situations, il est possible de réaliser un audit sans marquer les immobilisations

Dans quels cas faut-il effectuer un inventaire des immobilisations sans étiquetage ?

Le marquage des immobilisations est souvent la règle en termes d’inventaire, mais il existe des cas dans lesquels il n’est pas possible d’y recourir. Quels sont ces cas ? Il apparaît que plusieurs situations reviennent fréquemment. Il n’est pas possible de marquer les immobilisations lorsque :

  • la nature de l’immobilisation ne permet pas son tatouage ;
  • la valeur unitaire de l’immobilisation ne justifie pas le coût de son marquage ;
  • le marquage de l’immobilisation ne garantit pas la permanence de son suivi dans la durée ;
  • le mode de comptabilisation de l’immobilisation n’est pas compatible avec le marquage individuel de bien.

Au-delà des situations, certaines catégories d’immobilisations ne peuvent pas être étiquetées. Il est, en effet, impossible d’étiqueter les catégories suivantes :

  • les immobilisations incorporelles, soit celles qui sont affectées aux comptes commençant par 20xxxx : les logiciels, les marques, les licences, les brevets, les fonds de commerce, etc. ;
  • les immobilisations corporelles palpables, qui correspondent le plus souvent à des travaux, des agencements, des aménagements ou encore des installations ;
  • les immobilisations financières.

Inventaire par comptage ou par pointage, choisir le type d’inventaire sans étiquetage le plus adapté

Lorsqu’il n’est pas possible de marquer certaines immobilisations par des étiquettes, d’autres méthodes d’inventaire sont disponibles. Le tableau ci-dessous présente les deux méthodes d’inventaire à solliciter lorsque l’étiquetage n’est pas envisageable.

Type d’inventaireInventaire des biens par comptageInventaire par pointage
Méthodecompter les biens immobilisés par catégorie et par localisation. Par la suite, les quantités ainsi comptées sont rapprochées avec les bases comptables grâce à l’application de règles de gestion préalablement définiesCette méthode d’inventaire physique consiste à pointer sur une liste les immobilisations identifiées sur le terrain
Dans quel cas utiliser ce type d’inventaire ?l’inventaire par comptage peut convenir dans les cas où le nombre d’immobilisations est élevé et la valeur unitaire de l’immobilisation faiblel’inventaire par pointage convient dans les cas où des listes de biens immobilisés sont tenues à jour en interne, et pour lesquelles le taguage par une étiquette n’est pas souhaité ou envisageable
Exemple d’immobilisations pouvant correspondrele mobilier de bureau ou les emballages récupérables se prêtent bien à à l’inventaire par comptagele matériel informatique ou certains outillages sont adaptés à l’inventaire par pointage